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Modalités de commande


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  1. Sélectionnez les produits dans le catalogue de l'UNFPA

a. Sélectionnez les produits

Le catalogue offre une large sélection de produits.

La personnalisation des produits (par exemple, étui en aluminium personnalisé, emballage, impression dans une langue spécifique, etc.) allonge les délais de livraison et augmente le prix. Le cas échéant, le client est tenu de communiquer les maquettes au format de fichier requis par le fournisseur, les codes Pantone des couleurs ainsi que le texte exact à imprimer sur les notices d'accompagnement et l'emballage. Des conseils détaillés sont fournis dans les directives relatives aux maquettes et impressions personnalisées.

Note : l'UNFPA examinera au cas par cas les demandes de produits ne figurant pas dans le catalogue et les demandes d'impression personnalisée concernant les produits du catalogue, sous réserve que la valeur de l'article et de la commande atteignent un montant minimum. 

Le planificateur de budget et le calculateur de délais de livraison sont disponibles pour vous aider lors de cette étape de planification.

 

b. Lisez attentivement les conditions de service de l'UNFPA.

(anglais, espagnol, français, russian)

c. Remplissez le formulaire de Demande de facture pro forma

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2. Demandez une facture pro forma

a. Envoyez le formulaire de demande de facture pro forma dûment rempli à l'UNFPA

Le formulaire de demande de facture pro forma doit être envoyé par voie électronique à l'équipe régionale pertinente :

Asie et Pacifique, États arabes et Europe orientale :

M. Andres Blasco

blasco@unfpa.org

 

Afrique anglophone :

M. Udara Bandara

bandara@unfpa.org

 

Afrique francophone :

Mme. Lidia Porto

porto@unfpa.org

 

Amérique latine et les Caraïbes :

Mme Monica Lay

lay@unfpa.org

 

b. Recevez la facture pro forma de l'UNFPA

La facture pro forma est une offre contraignante valable pour une durée de 30 jours à compter de la date d'émission. Les clients peuvent demander de changer les quantités ou les produits mais doivent garder à l'esprit que toute modification à cette étape est susceptible de retarder considérablement la commande.

Note : une demande peut être divisée entre plusieurs fournisseurs. Dans ce cas, les différents produits arriveront à destination à des dates différentes.

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3. Confirmez votre commande

a. Signez et renvoyez la confirmation de commande à l'UNFPA.

Le formulaire de confirmation de commande est joint à la facture pro forma envoyée par l'UNFPA. Le fait de signer et de renvoyer ce document signifie que vous acceptez les conditions de service de l'UNFPA.

b. Transférez les fonds

La somme qui figure dans la facture pro forma est la somme finale facturée par l'UNFPA. Les coordonnées bancaires de l'UNFPA sont indiquées dans la facture pro forma.

La somme finale figurant dans la facture pro forma est exprimée en dollars américains (USD) et son paiement doit être effectué dans cette devise par mandat ou virement bancaire. Il est impératif de transférer les fonds sur le compte bancaire de l'UNFPA avant la date de validité indiquée dans la facture pro forma.

Note : une fois que la date de validité est dépassée, les prix mentionnés sur la facture pro forma ne sont plus valables.

c. L'UNFPA transmet la commande aux fournisseurs

Les délais de production peuvent être assez longs. Quant aux délais d'expédition, ils varient considérablement en fonction du mode de transport et du port de destination. Pour plus d'informations sur les estimations des délais de production standards, veuillez consulter la page consacrée aux délais de livraison. Le délai d'expédition normal est d'une semaine pour les envois par voie aérienne et d'un mois pour les envois par voie maritime. Lorsqu'elles sont disponibles, des estimations plus spécifiques sont indiquées sur la facture pro forma.

d. La commande est envoyée

Une fois que la commande est expédiée, l'UNFPA envoie les copies électroniques des documents d'expédition au consignataire. Le fournisseur envoie les originaux par coursier avant l'arrivée de la commande. Les documents d'expédition comprennent normalement les éléments suivants :

  1. Facture commerciale ;
  2. Liste de colissage ;
  3. Certificat d'analyse, le cas échéant ;
  4. Lettre de transport aérien ou connaissement.

Si des documents supplémentaires sont nécessaires, veuillez en informer l'UNFPA lors de l'envoi du formulaire de demande de facture pro forma.

 

e. La commande arrive au port de destination

Note : L'UNFPA utilise normalement la règle Incoterms CIP (port de destination). Conformément à cette règle, le consignataire est responsable du dédouanement à l'importation. Dans certains cas, l'UNFPA peut utiliser des Incoterms différents en raison des exigences qu'impliquent une destination ou un produit particulier. Si vous souhaitez utiliser une règle Incoterms différente, veuillez en informer l'UNFPA lors de l'envoi du formulaire de demande de facture pro forma.