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  1. Seleccione los productos del catálogo 

a. Seleccione los artículos

Tiene a su disposición una larga selección de artículos en el Catálogo.

Existe la posibildad de adaptar algunos artículos, por ejemplo, mediante el tipo de folio personalizado, impresiones adicionales o logos en el embalaje, impresión en otros idiomas, etc. Dichas impresiones especiales representan plazos más largos de entrega y precios más elevados. Si aplica,, el cliente deberá facilitar las ilustraciones en el formato de archivo que el proveedor solicite, los códigos Pantone para los colores y el texto exacto que debe imprimirse en los prospectos y en el embalaje. En la guía sobre ilustraciones e impresiones personalizadas se proporciona información detallada.

Nota: el UNFPA considerará las solicitudes de artículos no incluidos en el Catálogo, así como la impresión personalizada de artículos del catálogo, caso por caso, en función del valor mínimo del pedido y del artículo.

El planificador de presupuestos y la calculadora de plazos de entrega están  disponibles para ayudarle durante esta etapa de planificación.

 

b. Revise las Condiciones de servicio del UNFPA

(Inglés, Español, Francés, Russian)

c. Complete el formulario de solicitud de factura pro forma

 

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2. Solicitar una Factura Proforma al UNFPA

a. Enviar la solicitud para factura proforma completada al UNFPA incluyendo modo deseado de envió he INCOTERM.

Nota: El  Incoterms estándar utilizado por el UNFPA es CIP (incluya el lugar de destino designado) (Incoterms 2010) . Puede ser que UNFPA tenga considere solicitudes que requieren de Incoterms diferentes al estándar , debido a las exigencias del destino y / o producto en particular.  Si se desean utilizar un Incoterms diferentes al estándar, por favor notifíquelo al  UNFPA en el momento  que envié su Solicitud de Factura Proforma.

La Solicitud de Factura Proforma debe ser enviada electrónicamente a su respectivo equipo regional :

 

Asia y el Pacífico, Estados Árabes 
y Europa del este:
D. Andres Blasco
blasco@unfpa.org

 

África anglófona:
D. ª Ksenia Jensen
kjensen@unfpa.org

 

África francófona:
D. ª  Carine Dansokho
dansokho@unfpa.org

 

América Latina y el Caribe:
D. ª Monica Lay
lay@unfpa.org

 

b. Reciba su factura pro forma

La factura pro forma es una oferta vinculante, válida por un período de 30 días desde la fecha de su emisión. Los clientes podrán solicitar cambios en las cantidades o los artículos, pero deben tener en cuenta que cualquier cambio en esta fase puede retrasar significativamente el pedido.

Nota: puede ser necesario repartir una solicitud entre varios proveedores; en ese caso, los diferentes artículos llegarán en fechas distintas.

 

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3. Confirme su pedido

  1. Por favor firme y devuelva la confirmación del pedido a su punto focal en  la PSB

La factura pro forma que reciba irá acompañada del formulario de confirmación del pedido. Su firma y devolución implica la aceptación de las Condiciones de servicio del UNFPA.

 

b. Transfiera los fondos

El importe de la factura pro forma es el importe final que reciba el UNFPA. La información de la cuenta bancaria del UNFPA está incluída en la factura pro forma.

La factura pro forma se emite en dólares de los Estados Unidos y el pago debe realizarse en esta divisa mediante transferencia bancaria. Los fondos deben haberse abonado en la cuenta bancaria del UNFPA antes de la fecha de vencimiento estipulada en la factura pro forma.

Nota: una vez superada la fecha de vencimiento, los precios de la factura pro forma ya no son válidos.

 

c. El UNFPA asigna los pedidos a los proveedores

Los plazos de producción pueden ser bastante largos y los plazos de tránsito varían significativamente en función del medio de transporte y del puerto de destino. Tiene a su disposición más información sobre las estimaciones estándares de los tiempos de producción en el enlace sobre el plazo total de ejecución. Las estimaciones estándares de los plazos de tránsito son generalmente: una semana para los envíos aéreos y un mes para los envíos marítimos. Cuando estén disponibles, el punto focal en la PSB le proporcionará  estimaciones más concretas en la factura pro forma.

 

d. Envío del pedido

Una vez que el proveedor despache  el pedido, el UNFPA envía copias digitalizadas  de los documentos de embarque al consignatario.  Los documentos de embarque originales son enviados por el proveedor antes de la llegada del pedido a través de correo certificado. Un conjunto estándar de documentos de embarque incluye:

  1. Factura comercial;
  2. Lista de empaque;
  3. Certificado de Análisis, cuando corresponda;
  4. Conocimiento de embarque o carta de porte aéreo.

Si se necesitan documentos adicionales, notifíquelo al UNFPA en el momento de envío del formulario de la solicitud de factura pro forma.

 

e. Cuando orden llega al puerto de destino 

Nota: De acuerdo con el Incoterm estándar utilizado por el UNFPA , es decir, CIP ( transporte seguro pagado ) ( INCOTERMS 2010) , así como bajo las Condiciones de Servicio del UNFPA, el cliente es responsable de cumplir con todas las formalidades y pagos para la libración  de  todas las aduanas y todas las autorizaciones  relacionadas ."